توقف عن المتاعب. قُد إلى المستقبل.

عادة ما يتم إنشاء وتوثيق أنظمة الإدارة مثل ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 و ISO 22000 بطريقة يدوية حيث يتم الاحتفاظ بالمستندات المادية والاحتفاظ بها في ملفات ومجلدات. وقد وضع ذلك متخصصي أنظمة الإدارة في تحدٍ خطير يتمثل في الاحتفاظ بالسجلات والإجراءات خاصةً عندما يتعلق الأمر بالتحكم المناسب في المستندات. بدءًا من عام 2015 ، أصبحت إصدارات أنظمة الإدارة الجديدة أكثر ميلًا إلى التنسيق الإلكتروني لمواكبة الثورة الإلكترونية التكنولوجية في ذلك العصر. تعتمد أنظمة ومعايير الإدارة الجديدة أنظمة أكثر توثيقًا وصيانًا إلكترونيًا مع تركيز أقل على التوثيق اليدوي. أدى ذلك إلى بدء مجتمع التكنولوجيا في تطوير منصات إلكترونية تساعد محترفي أنظمة الإدارة على توثيق نظامهم بتنسيق أسهل بكثير ويمكن الوصول إليه باستخدام التكنولوجيا.

عادة ما يتم تنظيم المنصات الإلكترونية لأنظمة الإدارة في وحدات تساعد المهنيين على إدارة الأجزاء المختلفة من النظام بما في ذلك سياق التنظيم والمخاطر والفرص وتدريب الموظفين والتصميم والتطوير والشراء والاستعانة بمصادر خارجية والعمليات والإنتاج والمعلومات الموثقة والتدقيق الداخلي والإدارة إعادة النظر. يتم نشر هذه الأنظمة الأساسية إما في مكان العمل (باستخدام البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للشركة) أو على السحابة (باستخدام البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بموفر الخدمة) بطريقة أقل تكلفة التشغيل.

مزايا التوثيق الإلكتروني لأنظمة الإدارة هائلة. وتشمل هذه:

1. تحسن كبير في اتخاذ القرار بسبب عمليات لوحة معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية   
2. تحسين الكفاءة
3. زيادة أمن المستندات والنظام والتحكم في الوصول
4. إدارة أفضل للمعرفة ونشر المعلومات الصحيحة بين الموظفين
5. ضمان اتساق النظام
6. امتثال تنظيمي أفضل
7. تحكم أفضل في إصدار المستند
8. تسهيل التعاون بين موظفي النظام
9. حسن التوقيت
10. النسخ الاحتياطية للنظام